Aplikasi Otomatisasi Komputer

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yg biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomatisasi kantor adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yg berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

PENGGUNA  OTOMATISASI  KANTOR

                Otommatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu :

                1.  MANAJER

                2.  PROFESIONAL

                3.  SEKRETARIS

                4.  CLERICAL EMPLOYEE ( KLERK )

                Istilah “knowledge worker” diterapkan pada manajer dan professional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.

TUJUAN  OTOMATISASI  KANTOR

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

JENIS-JENIS  APLIKASI  OTOMATISASI KANTOR

                ADA 11  APLIKASI OTOMATISASI KANTOR YANG TELAH DIKETAHUI, YAITU :

                                1.  WORD PROCESSING

                                2.  ELECTRONIK MAIL

                                3.  VOICE MAIL

                                4.  ELECTRONIC CALENDARING

                                5.  AUDIO CONFERENCING

                                6.  VIDEO CONFERENCING

                                7.  COMPUTER CONFERENCING

                                8.  FACSIMILE  TRANSMISSION

                                9.  VIDEOTEXT

                                10.  IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL

                                11.  DESKTOP PUBLISHING

WORD PROCESSING

                WORD PROCESSING ADALAH PENGGUNAAN SUATU PERALATAN ELEKTRONIC YANG SECARA OTOMATIS MELAKUKAN BEBERAPA TUGAS YANG DIPERLUKAN UNTUK MEMBUAT DOKUMEN KETIK ATAU CETAK.

                WORD PROCESSING MEMBERIKAN KONTRIBUSI TERHADAP PEMECAHAN MASALAH DENGAN MEMBERIKAN KEMAMPUAN KEPADA MANAJER UNTUK MEMBUAT KOMUNIKASI TERTULIS YANG LEBIH EFEKTIF UNTUK DIBERIKAN KEPADA ANGGOTA LAIN.

1. NOTEPAD

Notepad adalah aplikasi pengolah kata bawaan sistem operasi Windows. Jadi setiap menginstal Windows notepad biasanya otomatis akan ter-instal.Notepad merupakan editor teks yang sederhana, Notepad biasanya digunakan oleh pembuat program untuk menuliskan kode program atau merubah konfigurasi contohnya untuk merubah HTML.

2. WORDPAD

Wordpad sendiri merupakan aplikasi pengolah kata bawaan dari sistem operasi Windows. Walaupun bawaan dari Windows, Wordpad mempunyai fitur yang lebih lengkap dari saudaranya yaitu Notepad karena Wordpad mempunyai kemampuan menyisipkan tanggal, obyek, memformat tulisan, meratakan paragraf, memasukan bullet dan mengatur tabs sebuah tulisan. Untuk menjalankan Wordpad hampir sama dengan Notepad.

3. StarOffice Writer

StarOffice Writer adalah program aplikasi pengolah kata yang hampir mirip dengan Microsoft Office perbedaannya hanya terletak pada extensinya saja. Jika MS Word menggunakan extensi .doc maka StarOffice Writer menggunakan extensi .odt namun bisa diganti menjadi .doc. StarOffice mengkombinasikan fungsi pengolah kata, HTML editing, spreadsheet, desain grafik, presentasi, e-mail, news reader, penjadwalan atau agenda dan database. StarOffice dapat dijalankan pada sistem operasi berbasis Windows dan Mac OS (Apple).

4. Open Office Writer

Aplikasi pengolah kata ini merupakan sebuah aplikasi seperti MS Word bedanya Open Office dikembangkan dengan lisensi GPL(General Public Lisensi). Sehingga program ini bebas didistribusikan secara gratis.

Fitur yang terdapat dalam Open Office Writer antara lain: Tabel dalam Open Office Writer dapat melakukan kalkulasi formula (menjumlah antar cell). Open Office memiliki fasilitas bawaan "export as PDF" sehingga tidak perlu membeli Adobe Acrobat untuk membuat file ber extensi .pdf. Open Office Writer juga dilengkapi Style, header, footer, numbering fami naik merge seperti yang dimilik Microsoft Word.

5. AbiWord

Sama seperti Open Office, Abiword merupakan aplikasi yang berlisensi GPL dan dikembangkan oleh komunitas OpenSource. Program ini bisa kita dapatkan secara gratis dengan mendownload dari situs resminya di www.abiword.org secara gratis. Abiword mempunyai ukuran kecil yaitu sekitar 5 MB.

6. KWord

Aplikasi ini menggunakan lisensi GPL dan dikembangkan oleh KDE (K Desktop Environment) yang merupakan lingkup desktop yang sering digunakan di sistem operasi berbasis Linux. Aplikasi pengolah kata ini dapat digunakan pada sistem operasi Windows, Linux, dan Mac OS. KOffice juga menyediakan aplikasi pengolah kata yakni KWord, KSpread untuk spreadsheetr, KPresenter untuk presentasi, KChart untuk chart dan KFormula untuk formula editor.

7. Atlantis Word Processor

Atlantis Word Processor merupakan salah satu aplikasi pengolah kata dan memiliki tampilan hampir mirip seperti MS Word. Atlantis mendukung format-format extensi seperti Document (doc), Rich Text Format (RTF), Encrypted Document (COD), dan format text standar (txt).

Itu adalah sebagian kecil dari Aplikasi pengolah kata (Word Processor) yang sebenarnya terdapat puluhan bahkan ratusan lainnya. Dan yang merasa bosan dengan MS Word bisa mencoba salah satu aplikasi pengolah kata yang tadi dijelaskan di bawah sini.

Aplikasi pengolah kata (word processor) adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengolah kata. Aplikasi pengolah kata merupakan salah satu program yang paling dibutuhkan dan banyak digunakan di berbagai bidang kehidupan, seperti bidang pendidikan, sosial dan ekonomi, keuangan, pemerintahan, kesehatan dan lain-lain. Dengan aplikasi ini Anda dapat berbagai dokumen seperti laporan, proposal, artikel, brosur, booklet, karya tulis, surat menyurat, dansebagainya.

Jenis-jenis program pengolah kata sangat banyak, beberapa diantaranya yaitu :

* AbiWord

* KWord

* Microsoft Works Word Processor

* StarOffice Writer

* WordPerfect

* WordPad

* Chiwriter

* WordStar

AbiWord

AbiWord adalah perangkat lunak bebas pengolah kata (‘word-prosesor’) yang mirip dengan Microsoft Word. Ia sangat cocok digunakan untuk melakukan tugas-tugas pemrosesan kata. Program yang diklaim ringan ini pertama kali dikembangkan oleh Abisource.inc sebelum kemudian diintegrasikan kedalam GNOME Office. Ia mampu membaca format dokumen .doc, .sxw, dan beragam format dokumen umum lainnya.

KWord

KWord adalah aplikasi pengolah kata, bagian dari proyek KOffice dari lingkungan desktop KDE.

Meski ada kemiripan nama, KWord bukanlah semata-mata jiplakan dari Microsoft Word. Walaupun diharapkan fitur-fitur utama Word akan didukung oleh KWord, dalam beberapa hal penting terdapat perbedaan antara keduanya. Skema tata letak teks pada KWord mengikuti konsep frame, seperti halnya Adobe PageMaker. Frame dapat diletakkan di mana saja dalam sebuah halaman, dan mencakup teks, grafik, dan objek. Setiap halaman baru pada dasarnya adalah sebuah frame, teks dapat mengalir dalam frame ini karena kemampuan KWord untuk mengaitkan satu frame dengan yang lain. Pemanfaatan frame memungkinan kemudahan penataan teks dan grafik yang rumit sekalipun.

OpenOffice

OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke .pdf

Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Open Office umumnya diinstall dan bekerja di bawah system operasi Linux, interface pada OpenOffice mudah untuk dipelajari, karena mirip pada aplikasi Microsoft Office. Banyak features standar tersedia dan dapat diakses dengan cara yang sama pada semua aplikasi OpenOffice.

Microsoft Word

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Microsoft Word (MS Word) merupakan program pengolah kata yang saat ini paling banyak digunakan dibandingkan yang lainnya. Microsoft Word memiliki berbagai fasilitas yang tersedia, kemudahan dalam menggunakan, tampilan yang menarik, dan lain sebagainya. Microsoft Word merupakan bagian dari program Microsoft Office. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Microsoft Word hadir dalam beberapa versi antara lain Microsoft Word 97, Microsoft Word 2000, Microsoft Word XP, Microsoft Word 2003, Microsoft Word 2007, dan Microsoft Word 2010.

WordStar

WordStar adalah sebuah aplikasi pengolah kata, dipublikasikan oleh MicroPro International, pertama kali dibuat untuk sistem operasi CP/M dan kemudian di tulis ulang untuk platform DOS. Sajian Wordstar yang sederhana dengan menggunakan sistem operasi DOS ini dijalankan dengan menggunakan perintah bertitik (dot command). Pada awal tahun 80-an hingga awal tahun 90-an, WordStar sempat merupakan program pengolah kata yang banyak digunakan. Meskipun Seymour I. Rubinstein adalah pemilik perusahaan, Rob Barnaby merupakan pencipta versi-versi awal dari program; dimulai sejak WordStar 4.0, program dibuat berdasarkan kode yang ditulis oleh eter Mierau.

WordPerfect

WordPerfect merupakan program pengolah kata yang secara umum bekerja di bawah kendali sistem operasi DOS. Namun dalam perkembangannya dapat difungsikan dengan sistem operasi windows. Di era tahun 80-an penggunaan program cukup banyak digunakan, namun seiring dengan perkembangan teknologi penggunaan program ini mulai diambii perannya oleh Microsoft Office.

ELECTRONIC MAIL

                ELECTRONIC MAIL YANG DIKENAL DENGAN E-MAIL ADALAH PENGGUNAAN JARINGAN KOMPUTER YANG MEMUNGKINKAN PEMAKAI UNTUK MENGIRIM, MENYIMPAN DAN MENERIMA PESAN DENGAN MENGGUNAKAN TERMINAL KOMPUTER DAN PERALATAN PENYIMPANAN.

VOICE MAIL

                VOICE MAIL PERSIS SAMA DENGAN ELECTRONIC MAIL. PERBEDAANNYA BAHWA ANDA HANYA MENGIRIMKAN PESAN DENGAN MENGUCAPKAN PESAN TERSEBUT MELALUI TELEPON DAN BUKAN MENGETIKNYA. DAN ANDA MENGGUNAKAN TELEPON UNTUK MEMANGGIL PESAN YANG TELAH DIKIRIMKAN KEPADA ANDA.

ELECTRONIC CALENDARING

                ELECTRONIC CALENDARING ADALAH PENGGUNAAN JARINGAN KOMPUTER UNTUK MENYIMPAN DAN MEMANGGIL ACARA YANG TELAH DITETAPKAN OLEH MANAJER. ELECTRONIC CALENDARING BERSIFAT KHUSUS DIANTARA APLIKASI OTOMATISASI KANTOR, KARENA IA HANYA MENYUSUN TERJADINYA KOMUNIKASI BUKAN MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI.

CONTOH SOFTWARENYA ADALAH GOOGLE CALENDAR. GOOGLE CALENDAR MERUPAKAN MANAJEMEN BEBAS WAKTU APLIKASI WEB YANG DITAWARKAN OLEH GOOGLE. FITUR YANG DIPEROLEH JIKA ANDA MENGGUNAKAN SOFTWARE INI ADALAH SEBAGAI BERIKUT:

1. Antar Muka

Antarmuka Google Calendar, dirancang oleh Kevin Fox (yang juga dirancang Gmail dan versi kedua dari Google Reader ), mirip dengan aplikasi kalender desktop seperti Microsoft Outlook atau iCal di Mac OS X ini. Didorong interface memungkinkan pengguna untuk melihat, menambah, dan drag-and-drop acara dari satu tanggal yang lain tanpa reload halaman. Ini mendukung mode tampilan seperti agenda mingguan, bulanan, dan.  Pengguna dapat "cepat menambahkan" acara kalender dengan mengetik frase Bahasa Inggris standar, seperti "Makan malam dengan Michael 19:00 besok". Pengguna juga dapat mengatur jumlah hari untuk ditampilkan di modus tampilan adat mereka.

2. Akses Konten

Acara disimpan online, yang berarti bahwa kalender dapat dilihat dari setiap lokasi yang memiliki akses Internet. Dalam kasus pengguna mengalami hard drive kegagalan, hal itu juga berarti bahwa tidak ada data yang hilang. Aplikasi ini dapat mengimpor Microsoft Outlook file kalender (csv.) dan iCalendar file (. ics, yang de facto membuka file format kalender), walaupun pada tahap ini hanya jika kolom adalah dalam format AS. Multiple kalender dapat tambah dan berbagi, yang memungkinkan berbagai tingkat akses untuk pengguna. Hal ini memungkinkan kolaborasi dan berbagi jadwal antara kelompok-kelompok. Umum kalender yang tersedia untuk mengimpor ke account seseorang termasuk mereka hari libur nasional mengandung berbagai negara. Pengguna juga dapat menambahkan "hidup" iCalendar URL yang update secara berkala.

3. Kalender Sharing

Google calendar memungkinkan banyak kalender yang akan dibuat dan ditampilkan pada tampilan yang sama. Masing-masing dapat dibagi, baik read-only atau dengan penuh mengedit kontrol, dan baik dengan orang-orang tertentu atau dengan semua orang (kalender umum). Pada bulan Februari 2009, google dihentikan pilihan untuk mencari kalender publik dari kolom pencarian dengan menghapus “Search Public Events” tombol. Hal ini juga di nonaktifkan kalender publik galeri. Mengutip pemeliharaan dan isu-isu kegunaan. Perusahaan ini menyarankan untuk menambahkan kalender melalui menarik “kalender firur”, yang di kenal kalender URL, atau melalu permintaan e-mail ke teman.

4. Integrasi Google

Saat ini, Kalender Google dapat disinkronkan dengan perangkat mobile (misalnya, BlackBerry , Palm , iPhone , Pocket PC ) atau dengan aplikasi PC (misalnya, Microsoft Outlook ) melalui perangkat lunak pihak ketiga, dan native dengan Apple's iCal workarounds (diperlukan untuk 3.x iCal , fungsionalitas penuh dengan 4.x iCal). Kalender Google native didukung pada Android berbasis ponsel seperti T-Mobile G1 dan CLIQ Motorola dan pada webOS ponsel berbasis seperti Palm Pra dan Pixi Palm.  Event pengingat dapat dikirim melalui email, serta melalui SMS ke ponsel di lebih dari 80 negara dan wilayah.

AUDIO CONFERENCING

                AUDIO CONFERENCING ADALAH PENGGUNAAN PERALATAN KOMUNIKASI SUARA UNTUK MEMBUAT HUBUNGAN AUDIO DIANTARA ORANG-ORANG YANG TERSEBAR SECARA GEOGRAFIS UNTUK TUJUAN MELAKUKAN KONFERENSI.

                AUDIO CONFERENCING ADALAH APLIKASI OA PERTAMA YANG TIDAK MEMERLUKAN KOMPUTER. IA HANYA MEMERLUKAN PENGGUNAAN FASILITAS KOMUNIKASI AUDIO DUA ARAH.

VIDEO CONFERENCING

                VIDEO CONFERENCING MELENGKAPI SIGNAL AUDIO DAN SIGNAL VIDEO. PERALATAN TELEVISI DIGUNAKAN UNTUK MENGIRIM DAN MENERIMA SIGNAL AUDIO DAN VIDEO. ORANG YANG BERADA DALAM SUATU LOKASI DAPAT MELIHAT DAN MENDENGAR SUARA ORANG YANG BERADA DI LOKASI LAIN SELAGI KONFERENSI DILAKUKAN.

                TIGA KONFIGURASI VIDEO CONFERENCING ( TERGANTUNG PADA PERALATAN YANG DIGUNAKAN ),  YAITU :

                1.  VIDEO SATU ARAH DAN AUDIO SATU ARAH

                2.  VIDEO SATU ARAH DAN AUDIO DUA ARAH

                3.  VIDEO DAN AUDIO DUA ARAH

COMPUTER CONFERENCING

                COMPUTER CONFERENCING ADALAH PENGGUNAAN JARINGAN KOMPUTER, SEHINGGA MEMBERI KEMAMPUAN SESEORANG UNTUK MELAKUKAN PERTUKARAN INFORMASI SELAMA PROSES TERJADINYA KONFERENSI. APLIKASI INI HAMPIR SAMA DENGAN ELECTRONIC MAIL, KARENA KEDUA APLIKASI INI MENGGUNAKAN HARDWARE DAN SOFTWARE YANG SAMA.

                ISTILAH ‘TELECONFERENCING’ DIGUNAKAN UNTUK MENJELASKAN KETIGA BENTUK ALAT ELEKTRONIK UNTUK KONFERENSI. TELECONFERENCING DIGUNAKAN DALAM SELURUH PROSES PEMECAHAN MASALAH YANG GUNANYA UNTUK MENUKAR INFORMASI DIANTARA PEMECAH MASALAH (ORANG-ORANG YANG MEMECAHKAN MASALAH) YANG BERADA DIKOTA YANG BERLAINAN.

FACSIMILE TRANSMISSION

                FACSIMILE TRANSMISSION YANG BIASANYA DISEBUT FAX, ADALAH PENGGUNAAN PERALATAN KHUSUS YANG DAPAT MEMBACA TAMPILAN DOKUMEN PADA UJUNG CHANNEL KOMUNIKASI DAN MEMBUAT SALINAN ATAU COPY DI UJUNG YANG LAIN. FAX SANGAT MUDAH DIIMPLEMENTASIKAN DAN DIOPERASIKAN. JALUR TELEPON SUARA DAPAT BERFUNGSI SEBAGAI CHANNEL-NYA DAN PENGOPERASIAN PERALATANNYA TIDAK LEBIH SULIT DARIPADA MENGOPERASIKAN MESIN FOTOCOPY.

VIDEOTEXT

                VIDEOTEXT ADALAH PENGGUNAAN KOMPUTER UNTUK TUJUAN MEMBERIKAN TAMPILAN MATERI TEKSTUAL PADA LAYAR CRT. MATERI TEKSTUAL DAPAT BERBENTUK NARATIF ATAU TABULASI, DAN IA DISIMPAN DALAM PENYIMPANAN SEKUNDER PADA KOMPUTER

IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL

                BEBERAPA JENIS PERUSAHAAN MEMPUNYAI VOLUME DOKUMEN YANG BESAR, SEHINGGA MEREKA HARUS MENYIMPANNYA DALAM FILE AGAR INFORMASI DAPAT DIPANGGIL ATAU DIDAPATKAN KEMBALI JIKA DIPERLUKAN.

                UNTUK MENGATASI MASALAH MENGENAI PENYIMPANAN DAN PEMANGGILAN TAMPILAN MAKA DIGUNAKAN MICROFORM, YANG BERUPA MICROFILM DAN MICROFICHE. MICROFORM AKAN MENGURANGI KEBUTUHAN RUANG YANG DIPERLUKAN OLEH DOKUMEN KERTAS SAMPAI SEKITAR 97%. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL DIGUNAKAN DALAM PEMECAHAN MASALAH KETIKA IA DIPERLUKAN UNTUK MELIHAT KEMBALI DOKUMEN HISTORIS UNTUK TUJUAN PEMAHAMAN MASALAH.

DESKTOP PUBLISHING

                DESKTOP PUBLISHING ATAU DTP ADALAH PEMBUATAN OUTPUT TERCETAK YANG KUALITASNYA HAMPIR SAMA DENGAN YANG DIHASILKAN OLEH TYPESETTER. SISTEM DTP TERDIRI ATAS MIKROKOMPUTER DENGAN LAYAR CRT YANG BERESOLUSI TINGGI, PRINTER LASER, SOFTWARE DESKTOP PUBLISHING.

                PENGGUNAAN DTP SEBAGAI ALAT PEMECAHAN MASALAH MELIPUTI APLIKASI ADMINISTRASI DAN TEKNIS. PENAMPILAN DOKUMEN IKLAN YANG PROFESIONAL DAN MENARIK AKAN MEMBERIKAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF.